Laatimispäivämäärä: 11.2.2025
1. Rekisterinpitäjä
Yrityksen nimi: Kova – kotivara Oy
Y-tunnus: 3504144-3
Osoite: Kolamiilunkuja 8, 01730 Vantaa
Sähköposti: aspa(at)kovakotivara.fi
Puhelin: 0408477673
Verkkosivusto: kovakotivara.fi
2. Rekisterin nimi
Kova – kotivara Oy verkkokaupan asiakasrekisteri
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
• Tilauksien käsittely ja toimitus (tuotteiden myynti, maksujen käsittely, toimitus ja asiakaspalvelu)
• Asiakassuhteen hallinta (tilitiedot, tilauksen seuranta ja reklamaatiot)
• Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen (kirjanpito, verotukseen liittyvät velvoitteet)
• Markkinointi ja asiakasviestintä (uutiskirjeet, tarjoukset ja kampanjaviestintä, jos asiakas on antanut siihen suostumuksen)
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:
• Sopimus (tilauksen käsittely ja toimitus)
• Lakisääteinen velvoite (kirjanpitolaki, verolainsäädäntö)
• Suostumus (markkinointi ja uutiskirjeet)
• Oikeutettu etu (asiakasrekisterin ylläpito ja tilastointi)
4. Rekisterin tietosisältö
Verkkokaupan asiakasrekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
• Etu- ja sukunimi
• Yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero, toimitus- ja laskutusosoite)
• Asiakastilin tiedot (käyttäjätunnus, salasana)
• Tilaushistoria (tilatut tuotteet, maksutiedot, toimitustiedot)
• Mahdolliset palautukset ja reklamaatiot
• Suostumus markkinointiin tai sen kielto
5. Henkilötietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietoja seuraavasti:
• Tilaustiedot ja laskutustiedot säilytetään vähintään kirjanpitolain mukaisen ajan (6 vuotta).
• Asiakastilitiedot säilytetään niin kauan kuin asiakkuus on aktiivinen.
• Markkinointiviestinnän tiedot säilytetään, kunnes rekisteröity peruuttaa suostumuksensa.
6. Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Keräämme henkilötiedot ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään, esimerkiksi:
• Verkkokaupan tilaus- ja asiakasrekisteriin rekisteröitymisen yhteydessä
• Tilausten ja maksutapahtumien yhteydessä
• Asiakaspalvelun ja yhteydenottolomakkeiden kautta
7. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Emme luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille ilman rekisteröidyn suostumusta, ellei laki sitä edellytä. Käytämme kuitenkin alihankkijoita ja palveluntarjoajia, joiden kanssa varmistamme tietosuojan sopimuksin.
Säännönmukaisia henkilötietojen vastaanottajia voivat olla:
• Maksupalveluntarjoajat (esim. verkkopankit, luottokorttiyhtiöt)
• Logistiikkakumppanit (kuljetus- ja toimituspalvelut)
• Kirjanpito- ja viranomaispalvelut (verotukseen ja kirjanpitoon liittyvät velvoitteet)
8. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n/ETA:n ulkopuolelle, jos käyttämämme palveluntarjoajat sijaitsevat näillä alueilla (esim. pilvipalvelut). Varmistamme tietosuojan käyttämällä EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai muita asianmukaisia suojatoimia.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
• Saada pääsy tietoihinsa ja tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu
• Pyytää tietojen oikaisemista tai täydentämistä
• Pyytää tietojensa poistamista, jos niille ei ole enää käsittelyperustetta
• Rajoittaa tietojensa käsittelyä (esim. jos tiedot ovat virheellisiä)
• Vastustaa tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin
• Siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (jos teknisesti mahdollista)
• Peruuttaa suostumuksensa markkinointiin milloin tahansa
Tietopyynnöt voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen aspa(at)kovakotivara.fi.
10. Tietoturva
Suojaamme henkilötiedot teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä:
• Salasanasuojaus ja pääsynhallinta järjestelmiin
• Tietoliikenteen salaus (SSL) verkkokaupassa
• Rajoitettu pääsy henkilötietoihin vain niille, joille se on välttämätöntä
11. Valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Jos rekisteröity katsoo, että hänen tietojaan käsitellään lainvastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Puhelin: 029 566 6700
12. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta. Mahdollisista merkittävistä muutoksista ilmoitetaan verkkosivuillamme tai sähköpostitse asiakkaille.
Kysyttävää?
Jos jokin asia tietosuojaan liittyen tai muuten jäi askarruttamaan ota rohkeasti yhteyttä asiakaspalveluumme.
aspa@kovakotivara.fi
