Datum för skapande 11.2.2025
1. Registreringsansvarig
Företagets namn: KOVA - Kotivara Ab
FO-nummer: 3504144-3
Adress: Kolamiilunkuja 8, 01730 Vanda
E-post: aspa(at)kovakotivara.fi
Tel: 0408477673
Webbsida: kovakotivara.fi
2. Registrets namn
KOVA – Kotivara Ab nätbutik kundregister
3. Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Vi samlar in och behandlar personuppgifter för följande ändamål:
• Orderhantering och leverans (produktförsäljning, betalningshantering, leverans och kundservice)
• Hantering av kundrelationer (kontoinformation, orderspårning och klagomål)
• Fullgörande av rättsliga förpliktelser (bokföring, skatterelaterade skyldigheter)
• Marknadsföring och kundkommunikation (nyhetsbrev, erbjudanden och kampanjkommunikation, om kunden har gett sitt samtycke)
Rättslig grund för behandling av personuppgifter:
• Kontrakt (orderhantering och leverans)
• Lagstadgad skyldighet (bokföringslagen, skattelagstiftning)
• Samtycke (marknadsföring och nyhetsbrev)
• Berättigat intresse (upprätthållande av kundregister och statistikföring)
4. Registrets datainnehåll
Näthandelns kundregister kan innehålla följande uppgifter:
• För- och efternamn
• Kontaktuppgifter (e-post, telefonnummer, leverans- och faktureringsadress)
• Information om kundkonto (användarnamn, lösenord)
• Orderhistorik (beställda produkter, betalningsinformation, leveransinformation)
• Möjliga returneringar och reklamationer
• Samtycke till marknadsföring eller dess förbud
5. Lagringstid för personuppgifter
Vi lagrar personuppgifter på följande sätt:
• Orderinformation och faktureringsunderlag sparas under minst den period som anges i bokföringslagen (6 år)
• Kundkontoinformation lagras så länge kundrelationen är aktiv
• Uppgifter om marknadskommunikation lagras tills den registrerade återkallar sitt samtycke
6. Regelmässiga källor till personuppgifter
Vi samlar i första hand in personuppgifter från den registrerade själv, till exempel:
• Vid registrering i näthandelns order- och kundregister
• I samband med beställningar och transaktioner
• Genom kundtjänst och kontaktformulär
7. Utlämnande och överföring av personuppgifter
Vi lämnar inte ut personuppgifter till tredje part utan den registrerades samtycke, om det inte krävs enligt lag. Vi använder oss dock av underleverantörer och tjänsteleverantörer med vilka vi säkerställer dataskydd genom avtal.
Vanliga mottagare av personuppgifter kan vara:
• Betaltjänstleverantörer (t.ex. internetbank, kreditkortsföretag)
• Logistikpartners (transport- och leveranstjänster)
• Bokföring och offentliga tjänster (skatt och bokföringsskyldigheter)
8. Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES
Personuppgifter kan överföras utanför EU/EES om de tjänsteleverantörer vi använder är belägna i dessa regioner (t.ex. molntjänster). Vi säkerställer dataskydd genom att använda standardavtalsklausuler som godkänts av EU-kommissionen eller andra lämpliga skyddsåtgärder.
9. Den registrerades rättigheter
Den registrerade har rätt att:
• Få tillgång till sina uppgifter och kontrollera vilka uppgifter som har lagrats om hen
• Begära rättelse eller komplettering av uppgifter
• Begära radering av sina uppgifter om det inte längre finns grund för att behandla dem
• Begränsa behandlingen av sina uppgifter (t.ex. om uppgifterna är felaktiga)
• Invända mot behandling av uppgifter för direktmarknadsföringsändamål
• Överföra data från ett system till ett annat (om det är tekniskt möjligt)
• När som helst återkalla ditt samtycke till marknadsföring
Begäran om information kan skickas via e-post till aspa@kovakotivara.fi.
10. Datasäkerhet
Vi skyddar personuppgifter genom tekniska och organisatoriska åtgärder:
• Lösenordsskydd och åtkomstkontroll till system
• Kryptering av datatrafik (SSL) inom e-handel
• Begränsad tillgång till personuppgifter endast till dem som är nödvändigt
11. Rätt att överklaga till tillsynsmyndigheten
Om den registrerade anser att hens uppgifter behandlas lagstridigt, har hen rätt att lämna in ett klagomål till dataombudsmannen:
Dataombudsmannens byrå
Besöksadress PB 800, 00521 Helsingfors
E-post: tietosuoja@om.fi
Tel: 029 566 6700
12. Ändringar i skydd för personuppgifter
Vi förbehåller oss rätten att uppdatera denna integritetspolicy. Alla väsentliga ändringar kommer att meddelas på vår webbsida eller via e-post till kunderna.
Har du frågor?
Om du har några frågor om dataskydd eller annat är du välkommen att kontakta vår kundtjänst.
aspa@kovakotivara.fi
